Avant la fusion, dans chaque université, nous avions des habitudes relatives à l'utilisation de l'une ou l'autre liste de diffusion pour communiquer avec tout ou partie de la communauté universitaire. Les changements mécaniques intervenus dans l'utilisation de ces listes (fermetures des anciennes listes, ouvertures de nouvelles, modération de certaines d'entre elles) ont perturbé nos repères. Voici quelques pistes pour les retrouver rapidement. Des pistes soufflées par Laurence Moindrot, en charge de ce dossier à la Direction informatique.

Un site dédié
En se rendant à l'adresse listes.u-strasbg.fr, on trouve une mine d'informations sur les listes existantes à l'Université de Strasbourg, la manière de les utiliser, la manière d'en créer de nouvelles. Pour accéder à ces information, il faut s'authentifier : c'est très simple, il suffit d'utiliser vos identifiant ENT.
Vous pourrez non seulement consulter toutes les listes existantes, mais aussi lancer une recherche précise grâce au moteur de recherche.

C'est SYMPA
Le logiciel qui permet de gérer les listes de diffusion, s'appelle SYMPA (SYstème de MultiPostage Automatique). Il permet de créer, d'administrer, de fermer les listes. Il envoie les messages dans les boîtes aux lettres des abonnés, rejette les messages non-autorisés, prévient éventuellement les modérateurs... Un bon petit postier !

Communiquer avec les étudiants
Il existe une liste permettant d'écrire à tous les étudiants de l'Université de Strasbourg. Cette liste est modérée par le Secrétariat général et le Cabinet du président. D'autres listes institutionnelles existent : des listes par composantes (par exemple : tous les étudiants de médecine), des listes par filières (par exemple, les étudiants de master1 en droit international). Toutes les nuits, ces listes sont remises à jour informatiquement, ce qui garantit qu'elles soient parfaitement opérationnelles. Elles ne sont pas modérées, et toute personne qui a une adresse en @unistra.fr peut les utiliser (pas les étudiants, qui ont un courriel en @etu.unistra.fr).

Communiquer avec les personnels
De la même manière, il existe une liste qui permet de toucher tous les personnels (enseignants et biatoss), qui est modérée par le Secrétariat général. Et un grand nombre de listes thématiques, transversales (membres du CA, groupes de travail de tel ou tel service…), modérée ou pas selon les cas. Ces listes sont également tenues à jour automatiquement.

Créer une liste de diffusion
La possibilité de créer une liste de diffusion est ouverte à tous, personnels et étudiants. La création de liste est modérée par la DI, qui s'assure de la conformité du nommage de la liste (règle de construction du nom) et de l'appartenance effective du créateur à la communauté universitaire (via son adresse courriel).

« Nous avons prévu de modifier l'ergonomie de l'interface graphique pour en simplifier son utilisation au début de l'année 2010, précise Laurence Moindrot, et également de sortir un guide de l'utilisateur ». A suivre !

C.L.